Datenschutzerklärung

66763 Dillingen
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Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung und –nutzung

• Betrieb von Hotels und artverwandten Betrieben, sowie alle damit zusammenhängende Geschäfte
• Betrieb eines Customer Service Center zum Zwecke der Aufnahme und Durchführung von Reservierungen
• Durchführung von Personenbeförderungen, beziehungsweise der Betrieb eines Mietwagenunternehmens
• Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen in der Personal-, Vermittler-, Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung
• An den Hotel-Standort erfolgt Videoüberwachung ausschließlich zur Sammlung von Beweismitteln bei Vandalismus, Einbruch, Überfall oder sonstiger Straftaten. Das Vorhandensein und der Einsatz von Videokameras werden durch entsprechende Warnhinweise kenntlich gemacht. Digitalisierte Aufzeichnungen von Buchungsgesprächen zu Dokumentations-, Beweis- und Trainingszwecke, werden nur nach ausdrücklicher Genehmigung des Gesprächspartners vorgenommen
• Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten für eigene Zwecke, sowie im Auftrag und Namen einzelner Gesellschaften gemäß vorliegenden Dienstleistungsvereinbarungen innerhalb des Unternehmens
• Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung der zuvor aufgeführten Zwecke.
Beschreibung der betroffenen Personen und der diesbezüglichen Date und Datenkategorien
Es werden im Wesentlichen zu folgenden Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:
• Gästedaten (bes. Adressdaten, Reservierungsdaten, Gästewünsche, Abrechnungsdaten)
• Kundendaten (bes. Adressdaten, Vertragsdaten, Abrechnung- und Leistungsdaten)
• Interessentendaten (bes. Unterkunftsinteresse, Raum– und Saalmietinteresse, Adressdaten)
• Mitarbeiterdaten, Bewerberdaten, Daten von Pensionsträgern (best. Personal– und Gehaltsdaten)
• Vermittler-/Makler-/Agenturdaten (bes. Adresse– , Abrechnungs- und Leistungsdaten)
• Geschäftspartner, externe Dienstleistungsunternehmen (bes. Adress-, Abrechnungs- und Leistungsdaten)
• Daten zu Lieferanten (bes. Adress- , Abrechnungs-, Leistungs- und Funktionsdaten)
• Nicht zuordenbare Personengruppe: Videoaufzeichnungen sofern diese zur Erfüllung der unter Punkt 5. genannten Zwecke erforderlich sind.

 

Kategorien von Empfängern, denen Daten mitgeteilt werden können

Hotels, Pensionen und andere Beherbergungsbetriebe dürfen personenbezogene Daten ihrer Gäste erheben und in automatisierten Verfahren speichern, soweit dies im Rahmen des Beherbergungsvertrages erforderlich ist. Dazu gehören i. d. R. auch Abrechnungsdaten über Speise und Getränke, über vom Zimmer aus geführte Telefongespräche und/oder andere hotelspezifische Dienstleistungen. Hotels und Beherbergungsbetriebe sind aufgrund der melderechtlichen Vorschriften verpflichtet, Angaben über den Wohnort, das Geburtsdatum und die Staatsangehörigkeit ihrer Gäste und deren Familienangehörigen zu erfragen.
Weiterhin können Daten an nachfolgende Empfänger mitgeteilt werden:
• Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z. B. Sozialversicherungsträger)
• Interne Stellen, die an der Ausführung und Erfüllung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z. B. Personalverwaltung/-steuerung, Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, IT-Organisation und der zentrale Reservierungsservice (Customer Service Center)
• Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG
• Weitere externe Stellen (z. B. Kreditinstitute, Makleragenturen im Rahmen von Vermittlertätigkeit, Unternehmensverbundzugehörige Unternehmen soweit Betroffene eine schriftliche Einwilligung erklärt haben oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist), sowie Partnerunternehmen im Rahmen der vom Kunden erteilten Auftragstätigkeit

Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und –fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten und Datensätze routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung (Gast-, Miet- und Dienstverträge) erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahres den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Im Personalverwaltungs- und-Personalsteuerungsbereich werden kürzere Löschungsfristen auf besonderen Gebieten genutzt. Dieses trifft insbesondere auf abgelehnte Bewerbungen oder Abmahnungen zu. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie unaufgefordert gelöscht, wenn die unter Punkt 5. genannten Zwecke wegfallen.
Meldeformulare werden nach dem gültigen Meldegesetz in den einzelnen Hotel- und Beherbergungsbetrieben gem. der gesetzlich vorgeschriebene Mindestdauer aufbewahrt und danach unter besonderen Vorsichtsmaßnahmen einer datenschutzgerechten Vernichtung zugeführt.

Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Datenübermittlungen an Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, notwendiger Kommunikation, sowie anderer im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ausdrücklich vorgesehenen Ausnahmen. Eine Datenübertragung in andere Drittländer, insbesondere denen, deren Datenschutzniveau als niedrig eingeschätzt wird bzw. an Länder außerhalb der EU erfolgt derzeit nicht; eine solche ist auch nicht geplant.
Gewährleistung der Sicherheit bei der Datenverarbeitung
Das Hotel Bawelsberger Hof setzt technisch und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gem. § 9 BDSG ein, um die durch sie verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Dieses bedeutet, dass Hotel Bawelsberger Hotel ihre datenschutzrelevanten Angaben ausschließlich auf gesicherten Systemen in Deutschland speichert. Der Zugriff darauf ist nur wenigen befugten und zum besonderen Datenschutz verpflichteten Personen möglich, die mit der

Stand des Öffentlichen Verfahrensverzeichnis: 01. Januar 2018